Pourquoi choisir un logiciel d'archivage ?
L'archivage est l'ensemble des actions et outils destinés à recueillir, classer et conserver des documents à des fins de consultation ultérieure, de manière fiable et tout en permettant leur restitution fidèle.
L’archivage électronique s’inscrit dans une logique de dématérialisation, c'est à dire le remplacement du support papier par un fichier informatique afin de faciliter l'échange, le partage et la conservation des informations.
La dématérialisation des documents présente de nombreux avantages liés à la disparition du support physique :
- optimisation et accélération des flux
- diminution des coûts de traitements
- diminution des frais d'envoi
- diminutions des besoins en termes de stockage
Des techniques comme la facturation électronique ou la dématérialisation fiscale s’inscrivent dans une recherche constante de gains de productivité, et ce d'autant plus que le volume de documents à traiter ne cesse de croître.
Il est intéressant de noter qu’en droit commercial, il appartient au juge d'apprécier l'authenticité du document produit. E-mail, image numérisée ou pdf, les documents électroniques peuvent avoir la même valeur de preuve qu'un document papier.